Executive Presentation - Trình Bày Như Consultant Chuyên Nghiệp
🎯 Vấn Đề Lớn Nhất Của Presentation
Bạn có bao giờ ngồi trong một cuộc họp và thấy:
- Slide đầy chữ → Không biết nên đọc hay nghe
- Người trình bày đọc y nguyên slide → Tại sao không gửi email?
- Nói mãi mới đến kết luận → Người nghe đã ngủ gật
👉 Vấn đề cốt lõi:
- Slide nhiều chữ → người nghe mất tập trung
- Người trình bày phụ thuộc vào slide (không biết nói gì nếu không có slide)
- Trình bày bottom-up (bằng chứng → kết luận) → người nghe phải tự suy luận
✨ Giải Pháp: Consulting-Style Presentation
Nói được không cần slide
Slide chỉ là công cụ hỗ trợ, không phải “phao cứu sinh”
Trình bày top-down theo Pyramid Principle
Hãy cùng học cách trình bày như các consultant tại McKinsey, Bain, BCG - những người trình bày cho CEO/C-level hàng ngày.
🗺️ Diagram Tư Duy
EXECUTIVE PRESENTATION
│
├─ VẤN ĐỀ PHỔ BIẾN
│ ├─ Slide quá nhiều chữ
│ ├─ Người nói phụ thuộc slide
│ └─ Trình bày bottom-up → khó hiểu
│
├─ TƯ DUY CHUẨN CONSULTING
│ └─ Slide = công cụ hỗ trợ, không phải crutch
│
├─ STEP 1: GOAL + STORYLINING
│ ├─ Xác định mục tiêu cuộc họp
│ │ ├─ Thuyết phục
│ │ ├─ Cập nhật
│ │ └─ Xin quyết định
│ ├─ Viết tiêu đề cho mọi slide
│ ├─ Tiêu đề = kết luận
│ └─ Slide không cần thiết → appendix
│
├─ STEP 2: BUILD SLIDES
│ ├─ Slide sau nối logic slide trước
│ ├─ Framework slide (overview)
│ ├─ Deep dive theo từng bucket
│ ├─ Less is more
│ ├─ Chỉ dữ liệu liên quan
│ └─ Bố cục rõ ràng (2 cột / 4 quadrant)
│
├─ STEP 3: PRESENT (PYRAMID PRINCIPLE)
│ ├─ Core idea (kết luận)
│ ├─ Lý do 1, 2, 3
│ └─ Bằng chứng cho từng lý do
│
├─ NGUYÊN TẮC TRÌNH BÀY
│ ├─ Top-down (không bottom-up)
│ ├─ Nói được không cần slide
│ └─ Slide chỉ giúp nhấn mạnh
│
└─ TƯƠNG TÁC
├─ Mời câu hỏi liên tục
├─ Biến presentation thành đối thoại
└─ Hiểu rõ người nghe nghĩ gì
🧩 3 Bước Chuẩn Bị Presentation (Consulting Style)
🔹 STEP 1: Xác Định Mục Tiêu + Storylining
Trước Khi Mở PowerPoint/Google Slides
❌ Sai lầm phổ biến:
Mở PowerPoint → Tạo slide → Nhồi nội dung vào → Present
✅ Cách đúng:
Xác định mục tiêu → Storylining → Mới build slides
1.1. Xác Định Mục Tiêu Cuộc Họp
Hỏi bản thân:
| Mục tiêu | Câu hỏi | Output cần có |
|---|---|---|
| Thuyết phục | “Tôi muốn họ tin điều gì?” | Clear recommendation |
| Cập nhật | “Họ cần biết gì?” | Key findings & status |
| Xin quyết định | “Tôi cần họ approve gì?” | Options & recommendation |
Ví dụ:
❌ Mục tiêu mơ hồ:
"Present về dự án X"
✅ Mục tiêu rõ ràng:
"Thuyết phục CEO approve thêm $50K budget để migrate hệ thống,
vì security risk hiện tại quá cao"
1.2. Storylining - Kỹ Thuật Vàng Của Consulting
Storylining = Viết tiêu đề cho TẤT CẢ slide trước khi làm nội dung
Quy trình:
BƯỚC 1: Viết tiêu đề cho mọi slide
├─ Mỗi tiêu đề = 1 kết luận rõ ràng
├─ Không phải tiêu đề chung chung ("Introduction", "Background"...)
└─ Mà là kết luận cụ thể
BƯỚC 2: Đọc tiêu đề từ trên xuống
├─ Phải thành 1 câu chuyện logic
└─ Người chỉ đọc tiêu đề cũng hiểu 80% nội dung
BƯỚC 3: Loại bỏ slide không cần thiết
└─ Đẩy vào appendix
Ví dụ Storylining:
❌ Tiêu đề chung chung (Bad):
Slide 1: Executive Summary
Slide 2: Current Situation
Slide 3: Analysis
Slide 4: Recommendation
✅ Tiêu đề kết luận (Good):
Slide 1: Migration to Cloud will reduce cost by 40% and improve security
Slide 2: Current on-premise system faces 3 critical security risks
Slide 3: Cloud solution addresses all risks while cutting infrastructure cost
Slide 4: We recommend migrating in Q2 with $50K investment
→ Chỉ đọc tiêu đề đã hiểu toàn bộ câu chuyện!
1.3. Nguyên Tắc Vàng
📌 Slide để kết luận ở tiêu đề
- Tiêu đề = Thông điệp chính
- Nội dung slide = Chứng minh
📌 Dữ liệu chỉ để chứng minh
- Không đưa dữ liệu không liên quan
- Mỗi con số phải support tiêu đề
📌 Slide không cần thiết → Appendix
- Nếu slide không support storyline → Bỏ
- Giữ lại trong appendix để trả lời câu hỏi
🔹 STEP 2: Build Slides (Thiết Kế Logic, Không Phải Trang Trí)
2.1. Logic Flow - Slide Sau Phải Nối Slide Trước
Nguyên tắc:
Slide sau phải là hệ quả logic của slide trước
Test logic:
Sau mỗi slide, hỏi: "So what?"
Câu trả lời = Slide tiếp theo
Ví dụ:
Slide 1: "Current system has 3 critical security risks"
└─ So what?
Slide 2: "Risk 1: No encryption at rest - exposes 500K user data"
└─ So what?
Slide 3: "Cloud solution provides end-to-end encryption"
└─ So what?
Slide 4: "We should migrate to cloud in Q2"
2.2. Framework Slide (Slide Khung)
Cấu trúc chuẩn:
SLIDE 1: OVERVIEW (Framework)
├─ Tổng quan vấn đề
└─ 3 trụ cột chính (buckets)
SLIDE 2-4: DEEP DIVE
├─ Slide 2: Deep dive bucket 1
├─ Slide 3: Deep dive bucket 2
└─ Slide 4: Deep dive bucket 3
SLIDE 5: RECOMMENDATION
└─ Kết luận & next steps
Ví dụ Framework Slide:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Cloud Migration Will Reduce Cost 40% │
│ While Improving Security │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ┌────────┐ ┌────────┐ ┌────────┐ │
│ │Security│ │ Cost │ │Timeline│ │
│ │ Risk │ │Savings │ │ & Risks│ │
│ └────────┘ └────────┘ └────────┘ │
│ │
│ Current Migration Recommended │
│ system reduces approach │
│ has 3 infra cost achievable │
│ critical by 40% in Q2 │
│ risks │
│ │
└─────────────────────────────────────────┘
2.3. Thiết Kế Slide (Consulting Rules)
Rule 1: Less Is More
❌ Bad Slide:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Current System Issues │
├─────────────────────────────────────────┤
│ Our current on-premise infrastructure │
│ has been experiencing several critical │
│ issues including security vulnerabilities│
│ that have been identified by our IT │
│ team. These issues include lack of │
│ encryption, outdated software, and │
│ insufficient backup procedures. The │
│ maintenance cost is also increasing... │
│ (500+ words...) │
└─────────────────────────────────────────┘
✅ Good Slide:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Current System Has 3 Critical Risks │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ 1. No encryption → 500K users at risk │
│ │
│ 2. Outdated software → 15 CVEs │
│ │
│ 3. No disaster recovery → 48h downtime│
│ │
│ Source: IT Security Audit, Jan 2026 │
└─────────────────────────────────────────┘
Rule 2: Chỉ Dữ Liệu Liên Quan Trực Tiếp
TRƯỚC KHI ĐƯA DỮ LIỆU, HỎI:
├─ Dữ liệu này support tiêu đề không?
├─ Nếu bỏ, message có bị ảnh hưởng?
└─ Có thể đơn giản hóa hơn không?
Rule 3: Luôn Ghi Source
✅ Mọi con số phải có source:
├─ "Source: Q4 2025 Sales Report"
├─ "Source: Gartner Market Research 2026"
└─ "Source: Internal IT Audit"
Rule 4: Bố Cục Rõ Ràng
Layout options:
| Layout | Khi nào dùng | Ví dụ |
|---|---|---|
| 2 cột | So sánh 2 options | Before vs After |
| 4 quadrants | Matrix 2x2 | Impact vs Effort |
| 3 cột | 3 buckets | People, Process, Technology |
| Timeline | Roadmap | Q1, Q2, Q3, Q4 |
🔹 STEP 3: Trình Bày Theo Pyramid Principle (Top-Down)
3.1. Pyramid Principle - Barbara Minto
Top-down: Kết luận trước, bằng chứng sau
Cấu trúc:
[CORE IDEA]
/ | \
/ | \
[LÝ DO 1] [LÝ DO 2] [LÝ DO 3]
/ \ / \ / \
[B.C] [B.C] [B.C] [B.C] [B.C] [B.C]
Cách nói đúng (Top-Down):
1. CORE IDEA (Kết luận chính)
"We should migrate to cloud in Q2"
2. 2-3 LÝ DO CHÍNH
├─ "Because it fixes critical security risks"
├─ "Because it reduces cost by 40%"
└─ "Because migration is low-risk"
3. BẰNG CHỨNG CHO TỪNG LÝ DO
├─ Lý do 1: "3 CVEs fixed, encryption enabled..."
├─ Lý do 2: "Infrastructure cost: $100K → $60K..."
└─ Lý do 3: "Zero downtime migration proven..."
3.2. Tại Sao Top-Down Hiệu Quả Với Executives?
Lý do 1: Attention Span Ngắn
CEO có 10 phút cho meeting
├─ 2 phút đầu: Nghe chăm chú
├─ 3-5 phút: Bắt đầu nghĩ việc khác
└─ 6-10 phút: Check email
→ Nếu kết luận ở phút 10 = THUA
Lý do 2: Đã Nghe Kết Luận = OK Nếu Bị Gián Đoạn
Top-down:
├─ Phút 1: Nghe kết luận
└─ Nếu bị gọi đi → Vẫn biết key message
Bottom-up:
├─ Phút 1-9: Nghe bằng chứng
└─ Phút 10 mới kết luận → Bị gọi đi = THẤT BẠI
Lý do 3: Tạo Context Cho Dữ Liệu
Có context:
"We recommend cloud → vì 3 lý do → (data)"
→ Người nghe biết data này để làm gì
Không context:
"(data) → (data) → (data) → Vậy nên cloud"
→ Người nghe: "Sao lại nói về data này?"
3.3. So Sánh Bottom-Up vs Top-Down
| Bottom-Up ❌ | Top-Down ✅ | |
|---|---|---|
| Cách nói | Bằng chứng → Kết luận | Kết luận → Bằng chứng |
| Rủi ro | Mất tập trung = mất message | Mất tập trung = vẫn có message |
| Hiệu quả | Người nghe phải tự suy luận | Người nghe chỉ cần verify |
| Thời gian | Dài | Ngắn gọn |
Ví dụ cụ thể:
❌ Bottom-up:
"Hệ thống hiện tại có 15 CVEs...
Maintenance cost tăng 20%...
Backup procedure không đủ...
User data không được encrypt...
Competition đã dùng cloud...
→ VẬY NÊN chúng ta nên migrate cloud"
(Người nghe đã ngủ gật từ slide 3)
✅ Top-down:
"Chúng ta NÊN migrate cloud trong Q2
vì 3 lý do:
1. Fix security risks
2. Giảm cost 40%
3. Low migration risk
Để tôi deep dive từng lý do..."
(Người nghe đã biết đích đến, dễ follow)
🎤 Nguyên Tắc Trình Bày
Nguyên Tắc 1: Nói Được Không Cần Slide
Test:
Nếu projector hỏng, bạn vẫn present được không?
├─ Được → Slide design tốt (hỗ trợ, không phụ thuộc)
└─ Không → Slide design tệ (phao cứu sinh)
Cách rèn:
1. Present trước gương không có slide
2. Record lại
3. Nghe lại → Cải thiện
Nguyên Tắc 2: Slide Chỉ Giúp Nhấn Mạnh
Vai trò của slide:
SLIDE DÙNG ĐỂ:
├─ Visualize data (chart, graph)
├─ Highlight key numbers
├─ Show framework
└─ Reinforce message
SLIDE KHÔNG DÙNG ĐỂ:
├─ Ghi hết những gì bạn nói
├─ Làm "cheat sheet" cho người present
└─ Thay thế script
Nguyên Tắc 3: Tương Tác Liên Tục
Biến presentation thành đối thoại:
SAU MỖI SECTION:
"Tôi dừng lại ở đây.
Có ai có câu hỏi hay phản hồi không?"
TRONG PRESENTATION:
"Như bạn [tên] đã đề cập tuần trước..."
"[Tên], điều này liên quan đến concern của bạn..."
Lợi ích:
├─ Hiểu người nghe quan tâm gì
├─ Điều chỉnh presentation real-time
├─ Tăng engagement
└─ Tránh nói 1 giờ rồi mới biết đi sai hướng
💪 Template & Checklist
Template: Storyline Document
PROJECT: [Tên dự án]
AUDIENCE: [CEO / Team / Stakeholders]
GOAL: [Thuyết phục / Cập nhật / Xin quyết định]
DATE: [...]
STORYLINE:
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Slide 1: [Kết luận tổng quát]
- Supporting point 1
- Supporting point 2
- Supporting point 3
Slide 2: [Deep dive point 1]
- Evidence A
- Evidence B
Slide 3: [Deep dive point 2]
- Evidence C
- Evidence D
Slide 4: [Deep dive point 3]
- Evidence E
- Evidence F
Slide 5: [Recommendation & Next Steps]
- Action 1
- Action 2
- Timeline
APPENDIX:
- Slide A: [Additional data]
- Slide B: [Detailed analysis]
Checklist Pre-Presentation
BEFORE BUILDING SLIDES:
- Mục tiêu cuộc họp rõ ràng?
- Đã viết storyline (tiêu đề tất cả slides)?
- Đọc tiêu đề từ trên xuống = câu chuyện logic?
- Slide không cần thiết đã vào appendix?
WHEN BUILDING SLIDES:
- Mỗi slide có tiêu đề = kết luận?
- Slide sau nối logic slide trước?
- Less than 20 words mỗi slide?
- Có framework slide (overview)?
- Có source cho mọi data?
BEFORE PRESENTING:
- Practice không cần slide?
- Đã chuẩn bị top-down (kết luận trước)?
- Biết câu hỏi nào có thể bị hỏi?
- Appendix ready để trả lời deep dive?
🎓 Bài Tập Thực Hành
Tuần 1: Reverse Engineering
Nhiệm vụ:
- Tìm 1 presentation bạn từng làm
- Chỉ đọc tiêu đề slides
- Hỏi: “Có thành câu chuyện không?”
- Rewrite tiêu đề theo storylining
Tuần 2: Storylining Practice
Bài tập:
- Chọn 1 topic cần present
- KHÔNG mở PowerPoint
- Viết storyline (tiêu đề 5-7 slides)
- Show cho đồng nghiệp → Họ hiểu không?
Tuần 3: Top-Down Practice
Thử thách:
- Present 1 topic phức tạp
- Bắt đầu bằng kết luận (30 giây)
- Hỏi: “Ai muốn tôi deep dive phần nào?”
- Deep dive theo request
Tuần 4: Present Without Slides
Ultimate test:
- Chuẩn bị present như bình thường
- Ngày present: Không dùng slide
- Chỉ nói + whiteboard
- Đánh giá: Có clear hơn không?
📊 Framework Tham Khảo
McKinsey Pyramid Principle
[ANSWER]
↓
[3 REASONS]
↓
[SUPPORTING DATA]
BCG SCQA Framework
S (Situation): Bối cảnh
C (Complication): Vấn đề
Q (Question): Câu hỏi
A (Answer): Giải đáp
Consulting Slide Layout
SLIDE STRUCTURE:
┌────────────────────────────────┐
│ [HEADLINE = CONCLUSION] │
├────────────────────────────────┤
│ │
│ [VISUAL / DATA] │
│ │
│ [KEY INSIGHT] │
│ │
├────────────────────────────────┤
│ Source: [...] │
└────────────────────────────────┘
💡 Key Takeaways
1. STORYLINE FIRST, SLIDES SECOND
└─ Viết tiêu đề trước khi build nội dung
2. TOP-DOWN ALWAYS
└─ Kết luận trước, bằng chứng sau
3. LESS IS MORE
└─ Ít slide, ít chữ, nhiều insight
4. PRESENT WITHOUT SLIDES
└─ Slide là công cụ, không phải crutch
5. MAKE IT A DIALOGUE
└─ Invite questions, adjust on the fly
📚 Tài Liệu Tham Khảo
- Sách: “The Pyramid Principle” - Barbara Minto
- Sách: “Slide:ology” - Nancy Duarte
- Framework: McKinsey Problem Solving, BCG SCQA
- Training: Consulting firms presentation training materials
🎯 Câu Chốt Lõi
Presentation tốt không phải là
slide đẹp, animation mượt, font chữ sang.
Presentation tốt là
NGƯỜI NGHE HIỂU NGAY,
NHỚ LÂU,
VÀ HÀNH ĐỘNG ĐÚNG.
Structure + Top-down = Executive-ready.
“If you can’t explain it simply, you don’t understand it well enough.” - Albert Einstein
“The audience does not need to tune themselves to you – you need to tune your message to them.” - Barbara Minto