Giới thiệu

Trong bài học này, chúng ta sẽ tìm hiểu về một thách thức lớn mà nhiều nhà quản lý gặp phải trong giao tiếp: đưa ra phản hồi.

Phản hồi là một kỹ năng rất quan trọng nhưng cũng rất khó thực hiện đúng cách. Nếu làm sai, nó có thể bị hiểu nhầm thành tấn công cá nhân hoặc sự thiên vị. Nhưng nếu được thực hiện đúng, phản hồi sẽ trở thành một công cụ giúp cá nhân học hỏi và phát triển.

Hôm nay, tôi muốn giới thiệu với bạn mô hình phản hồi SBI – một cách tiếp cận giúp các cuộc trò chuyện mang tính xây dựng và thúc đẩy sự phát triển.

Mô hình SBI là gì?

Mô hình SBI bao gồm ba yếu tố chính:

  1. S – Situation (Tình huống): Ngữ cảnh cụ thể khi hành vi xảy ra.
  2. B – Behavior (Hành vi): Tập trung vào hành vi có thể quan sát được, không phải suy diễn hay giả định.
  3. I – Impact (Tác động): Mô tả tác động mà hành vi đã gây ra cho bạn, nhóm hoặc dự án.

Cách sử dụng mô hình SBI

1. Situation (Tình huống)

Hãy cụ thể về ngữ cảnh mà hành vi xảy ra.

  • Lưu ý: Tránh sử dụng các từ mang tính tổng quát như “luôn luôn” hoặc “không bao giờ”.
  • Ví dụ:
    • ❌ “Bạn lúc nào cũng trễ.”
    • ✅ “Trong 3 buổi họp gần nhất vào thứ Hai, bạn đã đến trễ hơn 10 phút.”
2. Behavior (Hành vi)

Mô tả hành vi một cách khách quan, như thể bạn đang quay lại bằng camera.

  • Lưu ý: Không đưa ra phán xét hoặc gắn nhãn.
  • Ví dụ:
    • ❌ “Bạn thật thô lỗ.”
    • ✅ “Tôi nhận thấy bạn đã nói chen lời Jane trong cuộc họp.”
3. Impact (Tác động)

Chia sẻ cảm nhận hoặc quan sát của bạn về tác động mà hành vi đó gây ra.

  • Ví dụ:
    • “Tôi cảm thấy rằng điều này làm gián đoạn bài trình bày của cô ấy và khiến đội cảm thấy bối rối.”

Lợi ích của mô hình SBI

  1. Giảm phòng thủ: Tập trung vào hành vi, không phải tính cách cá nhân.
  2. Tăng sự rõ ràng: Phản hồi cụ thể, giảm thiểu sự mơ hồ.
  3. Thúc đẩy thay đổi tích cực: Giúp người nhận hiểu rõ tác động và cải thiện hành vi.

Ví dụ thực tế

1. Trường hợp không sử dụng SBI

  • Phản hồi: “Bạn không đúng giờ.”
  • Vấn đề: Không có ngữ cảnh, không rõ ràng về hành vi hoặc tác động.

2. Phản hồi theo mô hình SBI

  • Tình huống (Situation): “Trong 3 buổi họp nhóm gần đây, bạn đến muộn hơn 10 phút.”
  • Hành vi (Behavior): “Điều này làm gián đoạn tiến trình họp.”
  • Tác động (Impact): “Điều này khiến một số thành viên cảm thấy không được tôn trọng.”

Mẹo áp dụng SBI trong thực tế

  • Kịp thời: Đưa ra phản hồi gần với thời điểm hành vi xảy ra.
  • Thân thiện: Tạo môi trường giao tiếp cởi mở và sẵn sàng lắng nghe.
  • Đối thoại hai chiều: Lắng nghe ý kiến của đối phương và xem xét quan điểm của họ.

Hãy thử ngay!

  • Viết ra một phản hồi dựa trên mô hình SBI cho một tình huống thực tế.
  • Hoặc áp dụng nó ngay trong cuộc trò chuyện tiếp theo của bạn để thấy sự khác biệt!

Nhớ rằng: SBI không chỉ là một công cụ phản hồi mà còn là cầu nối giúp cải thiện giao tiếp, tăng cường sự thấu hiểu và thúc đẩy thay đổi tích cực.