Communication framework là một cấu trúc giao tiếp - và thường là cả cách suy nghĩ - để thông diệp của chúng ta trở nên đễ tiếp cận hơn với người khác.

Phân tích đối tượng khán giả của bạn

STAR Method

Cấu trúc nội dung của bạn

5Ws & H framework

Kể câu chuyện của bạn

Để trở thành 1 người kể chuyển giỏi cần có 3 yếu tố : Củ thể, Sống động, Chi tiết

Nhân cách hóa dữ liệu của bạn

Để thuyết phục đồng nghiệp, đừng chỉ đơn giản là ném dữ liệu vào họ hay nói chung chung,” Jennifer Hennings, một huấn luyện viên thuyết trình điều hành, người đã làm việc với các quản lý tại Google, Salesforce, Slack và Reddit cho biết. Thay vào đó, hãy kể cho nhóm của bạn câu chuyện về Betty, một người bà ở Iowa sử dụng ứng dụng video của bạn để kết nối với các cháu ở nước ngoài. Nếu bạn không có câu chuyện khách hàng thực tế để chia sẻ, hãy tạo một câu chuyện giả định về một người dùng lý tưởng. Đừng chỉ nói rằng một sinh viên đại học sẽ sử dụng sản phẩm của bạn. Hãy đặt cho người dùng giả định của bạn một cái tên và chia sẻ chi tiết về cuộc sống của họ để cá nhân hóa lợi ích của sản phẩm.

Hiểu rõ khán giả của bạn

Hãy nhận thức về khả năng tập trung của khán giả và đi thẳng vào trọng tâm câu chuyện của bạn. “Bạn không bao giờ muốn người khác tự hỏi ‘Cái này đi đâu?’ trong khi bạn đang nói,” Jeff Porro, người sáng lập Porro Associates LLC, chia sẻ.”

Cá nhân nhưng không phải là sự tiết lộ

Những câu chuyện hay nhất thường có yếu tố cá nhân—một điều gì đó mà người nghe có thể nhận ra và đồng cảm—nhưng điều đó không có nghĩa là bạn phải mở lòng quá mức. “Hãy cẩn thận với việc chia sẻ quá nhiều về bản thân,” Jeff Porro, người sáng lập Porro Associates LLC, cho biết. Chắc chắn, bạn có thể kể một câu chuyện về người anh em họ của mình, nhưng hãy đảm bảo rằng nó liên quan đến mục tiêu công việc của bạn và không đề cập đến những chủ đề nhạy cảm như tôn giáo và chính trị, có thể khiến khán giả của bạn bị xúc phạm và ngừng lắng nghe.

Hãy cụ thể

Nếu bạn đang yêu cầu tăng lương hoặc thăng chức, đừng nói chung chung về những đóng góp của mình. Hãy kể một câu chuyện mà chỉ bạn mới có thể kể về kỹ năng và thành tựu của bạn, sử dụng khung STAR—Tình huống, Nhiệm vụ, Hành động và Kết quả—Hennings nói. Ví dụ, thay vì nói với sếp rằng bạn là một người làm việc nhóm tốt, hãy kể một câu chuyện cụ thể về những gì bạn đã làm—mô tả vấn đề (“Nhớ lần chúng ta gặp vấn đề trong việc tiếp cận khách hàng với sản phẩm mới không?”), giải thích nhiệm vụ của bạn (“Tôi đã đề xuất đi thăm nhà máy ở Idaho và phát hiện đội ngũ bán hàng không hiểu rõ lợi ích của sản phẩm”), kể về hành động bạn đã làm để giải quyết vấn đề (“Tôi đã xây dựng một chương trình đào tạo cho đội ngũ bán hàng”), và kết thúc bằng kết quả cụ thể (“Một tuần sau, doanh thu của chúng ta tăng 50%”).

Nhắm đến một cú đánh home run

Hãy nghĩ về bản thân như một cầu thủ bóng chày đang ở trong lượt đánh, cố gắng chạy qua các căn cứ để đạt được một cú home run, theo lời Pete Weissman, người sáng lập Thought Leader Communications. Giả sử bạn đang cố gắng thuyết phục sếp phê duyệt một sáng kiến mới. Đừng bắt đầu bằng cách giải thích sáng kiến sẽ hoạt động như thế nào, ông nói. Thay vào đó, hãy bắt đầu câu chuyện của bạn với vấn đề lớn nhất của sếp – đó là căn cứ đầu tiên. Ví dụ, “Emily, tôi biết ưu tiên hàng đầu của bạn là tăng trưởng doanh số quốc tế trong năm nay.”

Tiếp theo, chia sẻ lý do tại sao bạn có điều gì đó độc đáo để nói về chủ đề này – đó là căn cứ thứ hai. “Tôi đã dành vài tuần qua để nghiên cứu và phát hiện ra một cơ hội thú vị trên thị trường Trung Quốc.” Bây giờ, bạn đã thiết lập được uy tín để chia sẻ ý tưởng của mình, theo Weissman. Sau đó, trình bày thông tin mới của bạn một cách trực tiếp nhất có thể – đây là căn cứ thứ ba. “Nếu chúng ta áp dụng kế hoạch của tôi, chúng ta có thể tăng gấp đôi doanh thu tại Trung Quốc trong một năm.” Cuối cùng, đưa ra lời kêu gọi hành động – đây là cú home run của bạn. “Tôi có thể tập hợp một đội ngũ để xây dựng kế hoạch và trình bày với bạn vào tuần tới không?”

“Bằng cách sử dụng công thức này, bạn sẽ thu hút sự chú ý và quan tâm của sếp bằng cách trả lời các câu hỏi: tại sao sếp nên lắng nghe, tại sao nên lắng nghe bạn, bạn muốn sếp biết điều gì và bạn muốn sếp làm gì,” Weissman, người đã làm việc với các giám đốc điều hành tại UPS, Visa và Coca-Cola, cho biết.

Diễn lại câu chuyện của bạn, đừng chỉ kể lại

Sử dụng đối thoại và hành động thực tế thay vì chỉ tóm tắt câu chuyện của bạn, theo Weissman. Ví dụ, thay vì nói với sếp “Joe và tôi quyết định tổ chức một cuộc họp nhóm,” hãy nói, “Tôi nhìn Joe và nói, ‘Nếu chúng ta không hoàn thành báo cáo này trước 5 giờ chiều, chúng ta sẽ mất khách hàng này.’ Joe đặt tờ giấy xuống và gọi một cuộc họp nhóm.”

Sử dụng câu ngắn, thì hiện tại và kịch tính để truyền tải ý của bạn

Theo Cary Brazeman, giám đốc của CRELIX Marketing Partners. “Chỉ dựa vào miêu tả câu chuyện có thể khiến người nghe cảm thấy nhàm chán hoặc giống như một bài dài dòng,” ông nói. Hành động trong câu chuyện thường hấp dẫn hơn việc kể lại những gì đã xảy ra.

Xây dựng một kho lưu trữ câu chuyện

Việc kể một câu chuyện hoàn hảo trong khoảnh khắc không dễ dàng, vì vậy Hennings khuyến khích bạn phát triển một danh sách các câu chuyện, nghiên cứu tình huống và ví dụ khách hàng mà bạn có thể sử dụng để minh họa cho quan điểm của mình. Hãy nghĩ về những câu chuyện về quá khứ, khách hàng hoặc công việc của bạn mà bạn thường kể cho gia đình và bạn bè, và viết chúng xuống. Phân loại những câu chuyện này để bạn biết mục đích của mỗi câu chuyện và khi nào có thể sử dụng chúng để động viên nhân viên, thuyết phục sếp thăng chức, hoặc minh họa sự tận tâm của đội ngũ đối với khách hàng.

Sau khi bạn đã thu thập các câu chuyện, hãy luyện tập chúng thành lời để bạn cảm thấy thoải mái khi kể câu chuyện của mình. “Suy nghĩ trong đầu giống như việc nghĩ đến việc đi tập gym vậy,” Hennings nói. “Bạn phải mở miệng và luyện tập kể câu chuyện của mình ra ngoài.”

Ngôn ngữ cơ thể

Giao tiếp bằng mắt

Biểu hiện của một người đang cảm thấy lo lắng là họ sẽ đưa mắt quá nhanh hay nhìn chăm chú vào một vật gì đó.

Mục tiêu là giao tiếp bằng mắt từ 3 đến 5 (s) cho mỗi người đó cũng là khoảng thời gian cho 1 suy nghĩ

Khi bạn giao tiếp bằng mắt mới một người nào đó trong một vài giây đột nhiên người đó sẽ cảm thấy gắn bó hơn. Khi bạn nói nhiều nhưng họ vẫn cảm thấy là 1 phần của cuộc trò chuyện.

Giao tiếp bằng mắt cũng sẽ giúp bạn giảm bớt căng thẳng nếu khán phòng rộng bạn có thể chọn một số người cụ thể ở những góc khác nhau.

Tay nên để ở đâu?

Nên để mũi các đầu ngón tay chụm vào nhau và đặt tại vị trí dốn, đừng bỏ vào túi quần hay xoay bút …

Cử chỉ tay thì nên là trên thắt lưng và rộng hơn 2 vai

Xử lý tình huống suy nghĩ và nói ngay lập tức

Phải làm gì khi bạn được đặt vào một cuộc nói chuyện và không có sự chuẩn bị trước hãy áp dụng PREP framework

Point – Xác định chủ đề và bắt đầu giao tiếp với điểm chính của bạn về chủ đề này. Tập trung vào một ý tưởng cốt lõi để người nghe dễ dàng theo dõi và hiểu.

Reason – Hỗ trợ điểm chính của bạn bằng chứng. Ví dụ, sử dụng nghiên cứu và số liệu thống kê để tăng tính xác thực nếu bạn có sẵn.

Example – Cung cấp ví dụ về bằng chứng để hỗ trợ điểm chính và lý do bạn đưa ra điều này. Sử dụng dữ liệu nếu cần để củng cố lập luận của bạn.

Point – Kết thúc bằng cách nhắc lại điểm chính của bạn để nó còn đọng lại trong tâm trí người nghe. Đừng quên “lời kêu gọi hành động” – điều bạn muốn đạt được từ cuộc giao tiếp này.

Ví dụ

Việt Nam là một đất nước tuyệt vời với nhiều điểm đến du lịch hấp dẫn (Point). Đây là một quốc gia có lịch sử lâu dài, văn hóa phong phú và thiên nhiên tươi đẹp, cung cấp vô số hoạt động thú vị cho du khách (Reason). Các di tích lịch sử như Quảng trường Ba Đình, Thành cổ Huế và Hội An cổ kính mang đậm dấu ấn của lịch sử, trong khi Vịnh Hạ Long, Phong Nha – Kẻ Bàng và các bãi biển như Nha Trang, Phú Quốc là những thiên đường du lịch (Example). Tất nhiên, đây chỉ là một số trong những gì Việt Nam mang lại; đất nước này thực sự là một điểm đến du lịch tuyệt vời (Point).

Chú ý

Chữ Point cuối cùng nên chỉ lặp lại một lần tránh lan màn thành vòng lặp vô tận.