Cuộc Họp Có Thật Sự Cần Thiết?

Cuộc họp có thể rất hiệu quả hoặc có thể lãng phí thời gian. Để đảm bảo cuộc họp hiệu quả, cần bắt đầu bằng cách đặt câu hỏi: cuộc họp có thực sự cần thiết không?

Chỉ nên tổ chức cuộc họp để thảo luận các chủ đề quá phức tạp để giải quyết qua tin nhắn hoặc các phương thức khác. Việc muốn có câu trả lời nhanh không phải là lý do để tổ chức cuộc họp.

Chi Phí của Cuộc Họp

Điều quan trọng là phải khách quan khi xem xét nhu cầu tổ chức cuộc họp vì chi phí của nó. Bề ngoài có thể không thấy nhiều, nhưng chi phí có thể rất lớn.

Ví dụ, một cuộc họp kéo dài một giờ với ba người tham gia sẽ tiêu tốn ba giờ làm việc. Khi tính đến chi phí gián tiếp do mất thời gian chuyển đổi ngữ cảnh, cuộc họp này có thể chiếm tới nửa ngày làm việc.

Giả sử một cuộc họp lớn thường bao gồm 10 người tham gia. Lúc này, 10 giờ làm việc đã được sử dụng cho cuộc họp, tổng cộng nhiều hơn một ngày làm việc hoàn chỉnh.

Chuẩn Bị Cuộc Họp

Có năm yêu cầu để dẫn dắt một cuộc họp hiệu quả:

  1. Danh sách người tham gia phù hợp. Đừng mời những người không cần thiết để tránh lãng phí thời gian của họ.
  2. Một người điều hành cuộc họp để giữ cho cuộc họp đi đúng hướng.
  3. Một lịch trình rõ ràng.
  4. Kết quả mong đợi.
  5. Giới hạn thời gian. Cố gắng giữ cuộc họp dưới 30 phút bất cứ khi nào có thể. (Một lịch trình và kết quả mong đợi rõ ràng có thể giúp hoàn thành công việc đáng kể trong thời gian ngắn.)

Năm điểm trên cần được chia sẻ với tất cả những người tham gia trước cuộc họp. Điều này cho phép tất cả mọi người chuẩn bị và biết điều gì sẽ xảy ra trong cuộc họp.

Điều Hành Cuộc Họp

Người điều hành cuộc họp có trách nhiệm đảm bảo nhóm đạt được kết quả mong đợi.

Có rất nhiều điều tinh tế trong việc điều hành một cuộc họp hiệu quả, và có cả những cuốn sách viết về chủ đề này. Hiện tại, chúng ta sẽ tập trung vào những điều cơ bản:

  • Giới thiệu cuộc họp từ đầu (nhắc lại lịch trình và kết quả mong đợi cho mọi người).
  • Khuyến khích người tham gia đóng góp (ví dụ: bằng cách đặt câu hỏi trực tiếp; điều này đòi hỏi người điều hành hiểu rõ về chuyên môn của từng người).
  • Nếu cuộc trò chuyện đi chệch hướng (không dẫn đến kết quả mong đợi), hãy lịch sự đưa cuộc họp quay lại đúng chủ đề.
  • Xác định thời điểm kết thúc cuộc họp. Điều này có thể khó và thậm chí là khó xử, nhưng cuộc thảo luận cần kết thúc khi nhóm đã đạt được kết quả mong đợi.

Trong & Sau Cuộc Họp

Đừng quên ghi chú trong cuộc họp và viết lại các điểm hành động mà nhóm đã thảo luận. Sau đó, chia sẻ những ghi chú này với tất cả những người tham gia cuộc họp.

Mẫu Lịch Trình Cuộc Họp

Khi tổ chức một cuộc họp, nên sử dụng định dạng sau để chuẩn bị và chia sẻ lịch trình cuộc họp với tất cả những người tham gia.

# Participants

Meeting lead: outline the one person who is leading the meeting

- List all meeting participants

# Agenda

- [ ]  List the points that need to be addressed during the meeting

## Expected Outcome

Describe or list what we should achieve with the meeting and the resources to be produced (if any).

# Notes

Add the meeting notes here.

# Action Points

- [ ]  Add follow-up actions if necessary **with an owner for each action**