Time Management for Engineering Managers
Time Management for Engineering Managers
Mục tiêu: Không phải làm nhiều hơn, mà là dùng thời gian đúng hơn.
Team Leader giỏi không phải là người bận nhất — mà là người biết chọn việc đúng, đúng lúc, đúng cách.
📺 Nguồn tham khảo: Time Management for Engineering Managers
1. Chấp nhận sự thật trước tiên
TIME MANAGEMENT FOR ENGINEERING MANAGERS
|
|-- 1. Chấp nhận sự thật
| |-- Không bao giờ làm hết mọi thứ
| |-- Manager luôn bị overload
| |-- Cần chọn việc quan trọng nhất
|
|-- 2. Hiểu khác biệt Manager vs Maker
| |-- Developer cần focus time dài
| |-- Manager cần xử lý interruption
| |-- Manager phải unblock người khác
|
|-- 3. Quản lý interruption
| |-- Internal: nên ưu tiên (team, boss, client critical)
| |-- External: cần kiểm soát (vendor, noise)
|
|-- 4. Quản lý email
| |-- Inbox zero
| |-- Check theo block thời gian
| |-- Tắt notification
| |-- Ưu tiên email unblock team
|
|-- 5. Quản lý calendar
| |-- Defend calendar
| |-- Gom meeting cùng loại
| |-- Chừa buffer cho việc phát sinh
| |-- Chuẩn bị meeting từ ngày hôm trước
|
|-- 6. Quản lý meeting
| |-- Meeting phải có agenda
| |-- Có action items + notes
| |-- Timebox meeting
| |-- Có thể thay bằng document
|
|-- 7. Quản lý công việc cá nhân
| |-- Dùng Eisenhower Matrix
| |-- Dùng personal Kanban thay vì to-do list dài
| |-- Giới hạn WIP
|
|-- 8. Giữ năng lượng
|-- Tập thể dục / thiền
|-- Tận dụng thời gian commute
|-- Làm việc quan trọng khi não còn tỉnh
2. Manager vs Maker Schedule
Developer và Manager có lịch làm việc hoàn toàn khác nhau. Hiểu điều này giúp bạn không tự đánh giá bản thân sai.
Developer / Maker Schedule Manager / Leader Schedule
| |
|-- Cần block thời gian dài |-- Nhiều meeting
|-- Cần tập trung sâu |-- Nhiều context switching
|-- Ghét bị interrupt |-- Cần phản hồi nhanh
|-- Làm task/code/design chi tiết |-- Cần unblock người khác
|-- Cần quản lý priority
Mindset shift khi lên Team Lead
Khi còn là Developer:
"Đừng làm phiền tôi, tôi cần focus."
Khi là Team Leader:
"Tôi cần có mặt đúng lúc để unblock team."
Nhưng điều đó không có nghĩa bạn luôn available 100%. Bạn phải phân biệt:
Internal interruption
= Team member, boss, peer, client critical issue
=> Nên ưu tiên vì có thể unblock người khác
External interruption
= Vendor, social chat, việc không liên quan
=> Cần kiểm soát / từ chối / để sau
3. Tư duy quan trọng nhất: Chọn việc impact cao nhất
Reality của Team Leader
|
|-- Việc luôn nhiều hơn thời gian
|-- Task luôn phát sinh
|-- Team luôn cần support
|-- Meeting luôn xuất hiện
|-- Email luôn đến
|
v
Sai lầm: Cách đúng:
"Cố làm hết tất cả" vs. "Chọn việc có impact cao nhất"
Đo hiệu quả không phải bằng số task đã làm, mà bằng:
Việc nào giúp team unblock?
Việc nào giảm risk?
Việc nào giúp delivery tốt hơn?
Việc nào chỉ mình có thể làm?
Việc nào có thể delegate?
4. Multitasking là bẫy
Multitasking
|
|-- Đang làm task A
|-- Check email
|-- Trả lời chat
|-- Nhảy qua meeting
|-- Quay lại task A
|
v
Context switching --> Mất focus --> Chất lượng quyết định giảm
Nguyên tắc nên áp dụng
Việc quan trọng cao => Không multitask
Việc routine / admin => Xử lý theo batch
Việc cần suy nghĩ chiến lược => Làm khi đầu óc tỉnh nhất
Ví dụ thực tế:
Không nên vừa estimate task, vừa check chat, vừa nghe meeting.
Nên block 30–60 phút để đọc ticket, check dependency, chuẩn bị câu hỏi cho client.
5. Framework quản lý interruption
INTERRUPTION COMES IN
|
v
Internal hay External?
|
|-------------------------|
| |
Internal External
(Team/Boss/Client) (Vendor/Random)
| |
v v
Có unblock ai không? Có thật sự cần thiết?
| |
Yes => Handle Yes => Schedule
No => Later No => Decline / Ignore
4 câu tự hỏi khi bị interrupt
1. Việc này có đang block ai không?
2. Nếu tôi không xử lý, team có bị chậm không?
3. Việc này có cần tôi không, hay có thể delegate?
4. Có cần xử lý ngay không, hay để vào later?
6. Email Management
EMAIL INBOX
|
v
Check theo block thời gian (không check liên tục)
|
v
Phân loại email
|
|-- Gửi trực tiếp cho mình / từ manager / client
|-- Action required / Code review / Outage alert
|-- Newsletter / Auto email
|
v
Xử lý
|
|-- Reply nếu < 2 phút
|-- Forward nếu người khác xử lý tốt hơn
|-- Archive/delete nếu không cần
|-- Add to calendar nếu cần thời gian xử lý
|-- Add to Kanban nếu là task
Nguyên tắc quan trọng
Không biến email thành chat.
Nếu email qua lại quá nhiều:
=> Call nhanh / Chat nhanh / Meeting ngắn
Câu hỏi mạnh nhất khi check email:
"Có email nào đang block team mình không?"
7. Calendar Management
CALENDAR
|
|-- Scan mỗi sáng
| |-- Meeting nào cần đi?
| |-- Meeting nào có thể skip / delegate?
| |-- Meeting nào không có agenda?
|
|-- Defrag calendar
| |-- Gom meeting cùng loại
| |-- Gom 1-1 gần nhau
| |-- Gom planning / review cùng block
|
|-- Add buffer
| |-- 30–60 phút/ngày cho việc phát sinh
|
|-- Prepare next day
|-- Xem agenda + document
|-- Chuẩn bị câu hỏi
|-- Xác định mục tiêu từng meeting
Ví dụ defrag calendar
Trước (context switching liên tục): Sau (gom lại hiệu quả):
9:00 Meeting A 9:00 - 10:30 Meeting block
9:30 Trống 30 phút 10:30 - 11:30 Focus / task review
10:00 Meeting B
10:30 Trống 15 phút
10:45 Meeting C
8. Meeting hiệu quả
GOOD MEETING BAD MEETING
| |
|-- Có mục tiêu rõ |-- Không agenda
|-- Có agenda |-- Ai cũng mở laptop làm việc khác
|-- Bắt đầu / kết thúc đúng giờ|-- Nói lan man
|-- Có note |-- Không có decision
|-- Có decision |-- Không có action item
|-- Có action item + owner |-- Không ai biết sau meeting cần làm gì
|-- Có deadline
Rule đơn giản:
Nếu không có notes + action items
=> Meeting gần như không tạo ra giá trị rõ ràng
Thay meeting bằng writing khi có thể
Need discussion?
|
v
Có cần meeting không?
|
|--------------------------|
| |
Không Có
| |
v v
Viết document Meeting ngắn
Share proposal Có agenda
Comment async Có decision
Resolve trước meeting Có action item
Khi nào dùng document thay meeting:
- Cần review proposal hoặc collect feedback
- Cần thảo luận nhiều option
- Không cần quyết định ngay lập tức
- Người tham gia ở nhiều timezone
9. Eisenhower Matrix cho Team Leader
IMPORTANT
^
|
Q2 | Q1
Not urgent + Important | Urgent + Important
|
- 1-1 / Coaching | - Production issue
- Planning / Process | - Client escalation
- Recruiting | - Blocker của team
- Prevention | - Critical decision
|
-----------------------------+----------------------------> URGENT
|
Q4 | Q3
Not urgent + Not important | Urgent + Not important
|
- Random browsing | - External interruption
- Low-value admin | - Meeting không cần bạn
- Noise | - Email không quan trọng
|
Cách dùng
Q1 => Làm ngay
Q2 => Schedule vào calendar ← Đây là nơi tạo ra impact dài hạn
Q3 => Delegate / decline
Q4 => Loại bỏ
⚠️ Team Leader thường bị hút vào Q1 và Q3, nhưng giá trị dài hạn lại nằm ở Q2.
Nếu bạn không đầu tư Q2 (coaching, planning, process), team sẽ càng ngày càng nhiều Q1 (fire-fighting).
10. To-do list vs Personal Kanban
Vấn đề của to-do list
To-do list dài
|
|-- Dễ thêm task, khó biết cái nào quan trọng
|-- Không thể hiện trạng thái
|-- Không có WIP limit
|-- Nhìn vào dễ bị overwhelm
Personal Kanban — tốt hơn
PERSONAL KANBAN BOARD
Options ---> Today ---> Doing ---> Done
| | |
| | v
| | Waiting
| | |
| | v
|-------------<------ Follow up
| Column | Ý nghĩa |
|---|---|
| Options | Những việc có thể làm |
| Today | Những việc chọn làm hôm nay |
| Doing | Việc đang làm thật sự (WIP limit: 1–2) |
| Waiting | Việc đang chờ người khác |
| Done | Việc đã hoàn thành |
Ví dụ cho Team Leader
Today:
- Review estimate task A
- Chuẩn bị sprint planning
- Check production bug
Doing:
- Review estimate task A (← chỉ 1 việc)
Waiting:
- Chờ BE confirm API
- Chờ client confirm requirement
Done:
- Feedback cho member C
11. Framework một ngày làm việc hiệu quả
START OF DAY
|
|-- Scan calendar
|-- Check critical email / chat
|-- Xác định Top 3 priorities
|-- Check blocker của team
|
v
MID DAY
|
|-- Meeting / daily / unblock team
|-- Follow up waiting items
|-- Delegate nếu cần
|
v
END OF DAY
|
|-- Review Done
|-- Update Waiting
|-- Prepare tomorrow
|-- Clear small admin tasks
12. Weekly Planning
FRIDAY / SUNDAY REVIEW
|
|-- Tuần này tôi dùng thời gian vào đâu?
|-- Có quá nhiều meeting không?
|-- Tôi có unblock team kịp không?
|-- Tôi có làm việc Q2 không?
|-- Việc nào nên delegate? Việc nào không nên làm nữa?
|
v
PLAN NEXT WEEK
|
|-- Top 3 outcomes
|-- Important meetings cần chuẩn bị
|-- 1-1 cần chuẩn bị
|-- Risk cần follow
|-- Focus block cần giữ
Công thức đơn giản mỗi tuần
Mỗi tuần chọn:
- 3 việc quan trọng nhất
- 3 người cần support nhất
- 3 risk cần kiểm soát nhất
13. Nguyên tắc “Only You Can Do”
Danh sách việc cần làm
|
v
Việc này có thật sự cần tôi không?
|
|--------------------------|
| |
Có Không
| |
v v
Tôi làm / tôi quyết định Delegate
Tôi unblock Automate
Tôi align client Document
Tôi coach Remove
Ví dụ phân loại
| Việc nên do Team Leader làm | Việc có thể delegate |
|---|---|
| Align expectation với client | Attend meeting thay |
| Handle conflict | Take meeting notes |
| Chốt technical direction | Investigate bug ban đầu |
| Coach member yếu | Prepare draft document |
| Escalate risk | Follow up minor question |
| Protect team focus |
14. Áp dụng thực tế: Lead team FE làm với client
Daily / Sprint / Client Work
|
|-- Trước meeting
| |-- Scan ticket, check blocker
| |-- Chuẩn bị question
| |-- Xác định decision cần client confirm
|
|-- Trong meeting
| |-- Update ngắn gọn
| |-- Raise blocker
| |-- Confirm assumption
| |-- Chốt action item
|
|-- Sau meeting
|-- Ghi note
|-- Assign owner
|-- Follow up waiting items
|-- Update Kanban
Template daily update cho client
Today I want to highlight 3 points:
1. Progress:
- We completed...
- We are working on...
2. Blocker / Risk:
- The main risk is...
- We need confirmation on...
3. Next action:
- Our next step is...
- Owner: ...
- Expected update: ...
15. Big Picture — Toàn bộ hệ thống
TEAM LEADER / ENGINEERING MANAGER
|
--------------------------------------------------------
| | | |
Quản lý bản thân Quản lý thời gian Quản lý team time Quản lý năng lượng
| | | |
- Không multitask - Calendar - Unblock team - Sleep / exercise
- Chọn priority - Email - Meeting tốt - Deep work time
- Focus việc - Kanban - Delegate - Avoid burnout
quan trọng nhất - Planning - Reduce noise - Capture ideas
ENGINEERING MANAGER TIME SYSTEM
|
|-- Mindset
| |-- Không làm hết mọi thứ
| |-- Chọn việc impact cao
| |-- Không multitask việc quan trọng
|
|-- Interruptions
| |-- Internal = unblock team (ưu tiên)
| |-- External = control strictly
|
|-- Email
| |-- Inbox zero + check theo batch
| |-- Ưu tiên email block team
|
|-- Calendar
| |-- Defend + defrag + add buffer
| |-- Prepare tomorrow
|
|-- Meetings
| |-- Agenda + Notes + Action items + Timebox
| |-- Delegate / replace by docs khi có thể
|
|-- Planning
| |-- Eisenhower Matrix
| |-- Weekly review
|
|-- Execution
|-- Personal Kanban + WIP limit
|-- Waiting column + Done column
Tóm tắt cực ngắn để nhớ
Team Leader giỏi không phải là người bận nhất.
Team Leader giỏi là người:
✓ Biết việc nào quan trọng
✓ Biết khi nào cần available
✓ Biết khi nào cần từ chối
✓ Biết bảo vệ calendar
✓ Biết chạy meeting hiệu quả
✓ Biết unblock team
✓ Biết delegate
✓ Biết giữ năng lượng
Công thức cuối cùng:
Quản lý thời gian của leader
= Quản lý attention
+ Quản lý priority
+ Quản lý interruption
+ Quản lý năng lượng
+ Quản lý thời gian của cả team